Een planning maken

Algemeen

Als de basisgegevens zijn ingevuld, kan een planning worden gemaakt. Dit kan dus een budget, begroting of een 'losse' planning zijn, met bedragen per maand op grootboekrekening niveau.

Werking Planningmodule

De Planningmodule van Factview werkt als volgt: De gebruiker hoeft enkel bedragen van de winst- en verliesrekening in te vullen. Dit zijn hoofdzakelijk opbrengsten en kosten. Dit gebeurt in regels die een naam bevatten (planningsitem) waarbij 12 of 13 bedragen ingevuld kunnen worden voor een jaar. Deze bedragen worden één op één overgenomen in de winst- en verliesrekening in Factview. Door het invullen van extra kenmerken per regel zoals debiteurentermijn, btw percentage etc, (afhankelijk van het type invoer), berekent Factview hiermee automatisch het verloop van de balansposities van de betreffende regel.

Dus als deze extra kenmerken niet worden ingevuld, bestaat de planning enkel uit de winst- en verliesrekening, bijvoorbeeld een begroting. Als de extra kenmerken wel worden ingevuld genereert Factview ook een volledige balansprognose en liquiditeitsprognose.

Voor het bepalen van de balansposten bevat de planningmodule 2 soorten berekeningen. Die kunnen als aparte 'planning' worden beschouwd. Het betreft de planning van:

1. De automatische berekening van balansposten op basis van de ingevulde kenmerken van de ingevoerde bedragen van de planning (zie hieronder)

2. De 'afloop' berekening van de werkelijke balansposten van de actuals die gebruikt worden als startmoment van de planning ('afloop' planning) ([zie Helppagina hierna](prognoses-maken-in-factview/Invoeren Afloop planning)).

Het verschil hiertussen is dat Factview de bedragen van een planning, automatisch berekent en daarmee balansbedragen in de toekomst 'opboekt' en 'afboekt'. Er worden formules gelanceerd die het toekomstige verloop van balansposten dus geheel automatisch berekenen. De 'afloop' planning zorgt ervoor dat de bedragen van balansrekeningen van de maand die als beginperiode wordt gebruikt voor de balansplanning, eveneens worden 'gepland', maar dan voor het afloop van de balansposten. Dit betreft bijvoorbeeld de ontvangsten van debiteuren in de toekomst, aflossingsbedragen van leningen in de toekomst, het afboeken (betalen of ontvangen) van tussenrekeningen.

Invoeren bedragen voor een planning

Bedragen van een planning kunnen ingevoerd worden op 2 manieren:

• bedragen handmatig invoeren via het hoofdmenu Planning

• bedragen importeren vanuit een Factview template bestand (Excel) (zie aparte Helppagina)

Bedragen handmatig invoeren

Het handmatig invullen van bedragen gaat via het hoofdmenu: Planning.

In de verschillende tab's van het menu kunnen regels worden ingevoerd voor het betreffende onderdeel van de planning, bijvoorbeeld omzet of rentekosten. Elke tab heeft unieke kenmerken die ingevuld moeten worden voor het maken van balans prognoses.

Voorbeeld van een ingevulde regel (planningsitem) van de opbrengst:

In de afbeelding worden 4 blokken getoond met informatie.

• De bedragen worden ingevuld in de groene balk in de onderste blok. In de blauwe regels eronder staan de totaalbedragen van alle ingevulde omzetregels van het betreffende boekjaar.

• Het blok linksboven bevat de selectie van de grootboekrekening en de naam van de planningsitem. Zodra de grootboekrekening geselecteerd wordt, wordt de naam van de grootboekrekening vermeld als planningsitem. De gebruiker kan deze naam aanpassen naar wens.

• Het blok in het midden toont de kenmerken van het type planning (in het voorbeeld 'opbrengsten'), die ingevuld moeten worden voor het berekenen van balansprognoses.

• In het blok rechts wordt de naam vermeld van de invuller van het planningsitem en kan een toelichting worden ingevuld.

Bedragen invullen voor het gehele jaar

Merk op dat alle velden in het voorbeeld hierboven in de groene regel om bedragen in te vullen 'groen' getoond worden. Dit betekent dat het een volledige planning betreft voor het gehele jaar. Dus hiermee vul je alle regels voor bijvoorbeeld een begroting voor het gehele jaar! De instelling om bedragen voor alle maanden/perioden in te vullen, is rechts onderin het scherm (zie afbeelding hierboven) de maand voor de 'Laatste periode van actuals' op Beginbalans te zetten.

Tabblad Vrije planning

In het tabblad Vrije planning kunnen alle soorten mutaties worden toegevoegd in een planning. Het is dus een scherm voor 'bijzondere' of juist 'rest' boekingen. Het is een eenvoudig scherm met slechts 2 velden voor bedragen. Eén voor debet en één voor een credit bedrag. Met het scherm voeg je feitelijk journaalposten toe aan de planning, maar dan voor de toekomst.

In het onderstaande voorbeeld is een planning gemaakt voor een voorziening van 10.000,- in oktober 2025 voor extra onderhoud machines. De tegenboeking is grootboekrekening 0600 - voorzieningen. Deze boeking heeft dus een resultaat effect en een balanseffect, maar geen invloed op de liquiditeit.

Het tabblad vrije planning kan ook gebruikt worden voor bijzondere betalingsregelingen of het uitkeren van dividend, dat eerst gestald moet worden op een korter termijn schuld, omdat de uitkering pas plaats zal vinden in de loop van het volgende jaar na goedkeuring van de aandeelhouders. In dat geval worden er 2 boekingen gemaakt. Eén om het dividend van de overige reserves te boeken naar de kortlopende schulden én een boeking in het volgende jaar die de kortlopende schuld afboekt en de uitkering uitbetaald via de post liquide middelen.

In het geval van een bijzondere betalingsregeling kan een planningsitem worden aangemaakt in de normale schermen van de Planning (omzet of kosten) waarbij de tegenboeking een vlottende balansrekening is die gebruikt wordt als tussenrekening, dus geen liquide middelen. Er vindt dus géén directe cashtransactie plaats. In het Vrije planning scherm wordt de tussenrekening vervolgens tegengeboekt waarbij wél de liquide middelen worden gebruikt. Een voorbeeld hiervan is het boeken van maandelijkse inkomsten (opbrengsten) van een subsidie door een stichting die deze subsidie ontvangt van de gemeente. De gemeente betaald de subsidie echter per kwartaal. In het tabblad opbrengsten wordt de subsidie per maand geboekt met een balansrekening 'nog te ontvangen gelden' als tegenrekening. In het vrije planning scherm wordt deze rekening per kwartaal tegengeboekt met de ontvangst van de liquide middelen.

Bedragen combineren: een planning maken van een mix van bedragen - bijvoorbeeld met de actuals (werkelijke bedragen) van de administratie

Om een combinatie te maken met bedragen van de begroting met de actuals bedragen van een bepaalde periode, zijn er 2 handelingen nodig:

• de basisgegevens moeten worden bijgewerkt (geactualiseerd), zodat ook de nieuwste bedragen van de financiële administratie in de Planningmodule zijn toegevoegd.

• er moet een maand / periode geselecteerd worden die gebruikt wordt voor de afloopplanning. Deze maand / periode bevat de meest recente (complete) gegevens van de financiële administratie.

Bijwerken basisgegevens:

Zorg ervoor dat eerst de gegevens van de financiële administratie zijn bijgewerkt in de Rapportagemodule.

Open de Planningmodule en selecteer het hoofdmenu: Instellingen

1. Check of de importset van de actuals (zoals bijgewerkt in de Rapportagemodule) nog van het juiste jaar is, of selecteer de importset van het nieuwe jaar, als deze inmiddels aan Factview is toegevoegd.

2. Klik op de groene knop om de basisgegevens (grootboekrekeningen, kostenplaatsen etc.) bij te werken.

3. Klik op de groene knop de de actuals gegevens bij te werken in de Planningmodule.

Selecteer de maand / periode de de laatste gegevens bevat

Dit kan op één van de volgende manieren. Als de actuele maand in één van de onderstaande schermen wordt aangepast, geldt de geselecteerde maand voor alle schermen in de Planningmodule.

• in het hoofdmenu: Berekenen, selecteer de maand / periode in het veld Periode:

• in het hoofdmenu: Planning, bij een willekeurig planningsitem:

• in het hoofdmenu: Afloop van cijfers, in de bovenste regel

Bedragen plannen met een mix of combinatie van gegevens

Zodra er een maand / periode wordt geselecteerd in de Planningmodule, worden de actuals gegevens tot en met deze maand / periode in de Planningmodule getoond in alle regels. De ingevulde bedragen van de planning / begroting blijven overigens altijd in beeld in de Planningmodule. Zie de afbeelding hierboven. Merk op dat de cellen van de planning / begroting tot en met de geselecteerde maand / periode in een rode achtergrondkleur worden weergegeven. Als nu een nieuwe Berekening wordt gemaakt, doen deze rode cellen niet meer mee in de planning / begroting. De cellen met een groene achtergrondkleur van de planning / begroting, zijn dus nog wel actief. In de blauwe cellen eronder worden de werkelijke bedragen van de actuals getoond. In het voorbeeld hierboven zijn de werkelijke huurkosten voor de maanden jan en feb 6.100,- en voor mrt en apr. 6.500,-. Terwijl in de planning / begroting rekening was gehouden met 52.500,- per maand.

In de Help pagina Berekenen van de planning wordt uitgelegd hoe een nieuwe Berekening kan worden gemaakt op basis van de mix / combi van gegevens. Daarmee wordt een prognose gemaakt op basis van actuals bedragen tot en met de geselecteerde maand / periode, aangevuld met bedragen van de planning / begroting. Hiervan wordt een compleet nieuwe winst- en verliesrekening, balans, kasstroomoverzicht en liquiditeitsprognose samengesteld.

Voorbeeld video

In de onderstaande video wordt het handmatig invoeren van bedragen voor een planning toegelicht.